Памятка сотруднику на случай изменения персональных данных

Когда понадобится: чтобы напомнить сотруднику порядок действий при изменении его персональных данных (фамилии, номера паспорта, адреса и т. д.).

Памятка работнику на случай изменения персональных данных

Понятие персональных данных

Ваши персональные данные содержатся в трудовом договоре, трудовой книжке, личной  карточке, во всех приказах, издаваемых в период работы, и иных документах.

Специалисты отдела кадров и бухгалтерии вправе запрашивать только те персональные  данные, которые напрямую относятся к вашей трудовой деятельности. К персональным  данным, которые необходимы специалистам отдела кадров и бухгалтерии в процессе трудовых  отношений, относятся ваши фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес  местожительства, номера телефонов, сведения о вступлении в брак, разводе, рождении детей,  фамилии, имена и отчества членов семьи, другие индивидуальные сведения (например,  информация об инвалидности или наличии особых званий). Указанные персональные данные  специалисты отдела кадров и бухгалтерии могут получить только от вас. Порядок получения,  обработки и защиты ваших персональных данных регулируются статьей 86 Трудового  кодекса РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, Положением о работе с персональными  данными ЗАО «Бета».

Персональные данные необходимы для:

  • заключения трудового договора и заполнения иных кадровых документов;
  • оформления (замены) свидетельства пенсионного страхования;
  • оформления (замены) полисов добровольного медицинского страхования;
  • оформления (замены) банковских карт для выплаты зарплаты;
  • получения стандартных налоговых вычетов на детей;
  • предоставления дополнительных льгот и компенсаций особым категориям работников  (например, инвалидам);
  • представления унифицированной отчетности в контролирующие ведомства (налоговую  инспекцию, ФСС России, ПФР) и т. п.

В связи с указанным в случае изменения ваших персональных данных вам необходимо в  обязательном порядке сообщить в отдел кадров о таком изменении и предоставить новые  сведения. Несвоевременное уведомление об изменении персональных данных может  неблагоприятно отразиться, например, на последующем оформлении пенсии, восстановлении  трудовой книжки, предоставлении своевременной медицинской помощи в рамках  добровольного медицинского страхования.

При изменении персональных данных

Если вы изменили имя, фамилию, вступили в брак, развелись, стали родителем и т. п., то вам  необходимо получить документы, подтверждающие указанные изменения и события. Такими  документами могут быть паспорт, свидетельство о смене имени, отчества, заключении брака,  разводе, рождении ребенка.

В течение пяти рабочих дней после получения документов, подтверждающих  соответствующие изменения, уведомьте отдел кадров об изменении и представьте следующие  документы:

  • при изменении имени, фамилии – паспорт, свидетельство о смене имени, фамилии;
  • при смене местожительства (прописки) – паспорт с отметкой о новом  местожительстве;
  • при вступлении в брак – паспорт с отметкой о вступлении в брак, свидетельство о  вступлении в брак, паспорт с новой фамилией (в случае смены фамилии);
  • при разводе – паспорт с отметкой о расторжении брака, свидетельство о расторжении  брака, паспорт с новой фамилией (в случае смены фамилии);
  • при рождении ребенка – паспорт с отметкой о наличии детей, свидетельство о  рождении ребенка;
  • при получении дополнительного образования, повышении квалификации –  подтверждающий документ: удостоверение, свидетельство, диплом и т. п.;
  • при получении награды, звания – подтверждающий документ: приказ, распоряжение,  наградной лист, свидетельство и т. п.

После этого специалист отдела кадров по мере необходимости внесет изменения в трудовой  договор, личную карточку, трудовую книжку, свидетельство о пенсионном страховании и  иные документы.

Уважаемые работники! Пожалуйста, будьте внимательны. Проверяйте корректность  оформления документов, удостоверяющих личность, и своевременно сообщайте об их  изменении. При возникновении вопросов обращайтесь к специалистам отдела кадров и  бухгалтерии:

бухгалтер Наталья Владимировна Лисицина – 8 (999) 666-66-66;

инспектор по кадрам Эльвира Витальевна Дождева – 8 (999) 222-22-22.

———————————————-Линия отреза———————————————————

Дополните настоящую памятку своими советами работнику, у которого изменились  персональные данные, если, на ваш взгляд, они будут ценны другим работникам, и передайте  их в отдел кадров.

Комментирование на данный момент запрещено, но Вы можете оставить ссылку на Ваш сайт.

Комментарии закрыты.